Политика за защита на данните

I.Въведение

1. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД зачита неприкосновеността на личния живот на служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници и гарантира в максимална степен защитата на личните им данни. Настоящата  Политика за защита на личните данни е изготвена и се основава на действащото българско и европейско законодателство в областта на защитата на личните данни, в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните).

2. Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД, регистрирано в ТР към Агенцията по вписванията с ЕИК: 111030241. Дружеството е с основен  предмет на дейност – извършване на частна охранителна дейност.

3. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД предлага комплексни лицензирани услуги в областта на сигурността като осъществява лична охрана, охрана на имуществото на физически или юридически лица, охрана на мероприятия. Дружеството професионално организира и изпълнява въоръжена или невъоръжена физическа охрана на обекти и намиращото се в тях имущество на юридически и физически лица - административни сгради, крупни промишлени предприятия и стопански обекти, банки, офиси на фирми, културни институти, здравни и учебни заведения, експозиции, магазини, строителни обекти, мини, пътища, складови помещения, обекти на железопътния и въздушния транспорт и други.

II.Политиката по защита на личните данни

1. Целта на настоящата „Политика за защита на личните данни“ на „Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД е да защитава "правата и свободите" на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие. Ръководството на Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД, се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на "правата и свободите" на лицата,  чиито лични данни Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2. Тази политика се прилага за всички служители/клиенти на Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД като възложители по договори, в които дружеството е страна. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък възможен срок на съответните държавни органи.

3. Партньори и трети лица, които работят с или за Агенция за сигурност СКОРПИО“ООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Агенция за сигурност СКОРПИО ООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е поел, и което дава право на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

4. Настоящата Политика за защита на личните данни определя правилата, които Агенция за сигурност СКОРПИО ООД ще спазва при обработване на лични данни, които събираме от Вас или за Вас, или които Вие ни предоставяте. Настоящата Политика за поверителност не засяга, не ограничава и не отменя правата Ви, произтичащи от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) или друго относимо законодателство.

Ако имате някакви въпроси или коментари относно настоящата Политика за защита на личните данни, моля да се свържете с нас на адрес: gdpr@scorpio-bg.com

                                                     

III. Кой обработва и носи отговорност за личните Ви данни

1. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е администратор на данни по отношение на своите служители и  обработващ данни по отношение на възложителите по договори, в които е страна.

2. Адреса на управление на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е: гр. София – 1680, ул. „Пирин“ № 50, ет. 7.

Е-mail: security@scorpio-bg.com, Tel:  070010711

 

IV. Категории лични данни, обработвани от Агенция за сигурност СКОРПИО ООД

1. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД може да обработва публично достъпните лични данни и/или лични данни, предоставени от Вас.

Основните видове лични данни, които се обработват са:

• Информация за лична идентификация (вкл. име, ЕГН, номер на документ за   самоличност, местожителство, гражданство, език за комуникация, снимки и други);
• Информация, съгласно изискванията на чл. 50, ал. 5 от ЗЧОД;
• Информация за сферата на дейност (вкл. образование, учебно заведение, работно място, заемана позиция и други);
• Данни за контакт (вкл. пощенски и електронен адреси, телефонен и факс номера и други);
• Финансова информация (банкова сметка и други);
• Информация за представител (законен представител или пълномощник на наш клиент юридическо лице;
• Данни от комуникацията между нас и Вас;
• Данните, получени при изпълнението на задълженията, произтичащи от нормативните актове (т.е. данни, произтичащи от запитвания, регулации, разследващи органи, нотариус, данъчни служби, съд, съдия изпълнител);
• Данните, получени при изпълнение на договорните задължения (вкл. име,  ЕГН, адрес, телефон и/или адрес на електронната поща и други).
• 
  

2. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД може да обработва данни, изготвени и генерирани от дружеството в процеса на предоставяне на услугите:

• Видеозаписи при изпълнение на основния предмет на дейност по договори за охранителни услуги, предоставяни от дружеството, свързани с видеонаблюдение;
• Лични данни на ФЛ (имена, ЕГН, адреси и др. данни в зависимост от целта и изискванията на Възложители по договор за охрана) във връзка с осъществяване на пропускателен режим, на обекти на клиенти по договори за охранителна услуга.

3. С цел осигуряване на доброто изпълнение на услугите и на задълженията произтичащи от клиентски договори, Агенция за сигурност СКОРПИО ООД има право да обработва всяка информация, която е налична в публични регистри (вкл. публична база данни и данни, оповестени в интернет) както и информация получена от трети страни по повод изпълнение на законни разпоредби, относно клиенти.

4. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД има право и задължение да провери верността на личните данни, записани в базата данни, като за целта изисква от Вас да верифицирате данните и ако е необходимо, да ги коригирате или да потвърдите верността на своите данни.

 

V. Цели и правни основания за обработване на лични данни

1. Обработване на лични данни, което е необходимо за сключване или изпълнение на договори с нас от ФЛ, ЮЛ или във връзка с подготовка за сключване на договори.

Агенция за сигурност СКОРПИО ООД обработва данните Ви за следните цели:

• Идентифициране на клиент при сключване на нов или изменение на съществуващ договор с нас, разяснения за ползваните услуги, изпълнение на сключен договор.
• Изготвяне на предложения за сключване на договори, изпращане на преддоговорна информация и проект на договор;
• Данни получени от вас при изпълнение на задължения произтичащи от договори (трудови договори, договори по ЗЗД, др. договори, обществени поръчки  и др.);
• Обслужване и отговор на клиентски оплаквания/запитвания/жалби;
• Техническа поддръжка и отстраняване на повреди и всякакви технически проблеми - на място;
• Плащане на задължения, разсрочване на дължими суми;
• Данни получени от вас при записване за обучения.

2. В изпълнение на свои законови задължения, Агенция за сигурност СКОРПИО ООД обработва данните Ви за следните цели:

• За осъществяване на контрол от органите на МВР чрез деклариране на данни на служители и клиенти, съгласно изискванията на ЗЧОД, ЗМВР и Наредбите по тяхното прилагане.
• Издаване на фактури;
• За извършване на данъчно – осигурителен контрол от съответните компетентни органи;
• Задължения, предвидени в Закона за счетоводството и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и други свързани нормативни актове, във връзка с воденето на правилно и законосъобразно счетоводство от външна счетоводна къща.

3. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД обработва съответните данни, на основание:

• подписани договори;
• законови изисквания;
• защита на легитимните си интереси, като страна по договори;
• 
  

VI . Категории трети лица, които получават достъп и обработват личните Ви данни

• Транспортни/куриерски фирми, пощенски оператори с оглед изпълнение на договорните ни задължения, изпращане на кореспонденции и комуникации, във връзка с договори;
• Лица, които по възлагане на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД поддържат оборудване и софтуер, използвани за обработване на личните Ви данни;
• Доставчици на услугата за събиране на дългове, нотариус, адвокат, съдебен изпълнител или друго трето лице, ако служител и/или клиентът е нарушил задължението, произтичащо от договор с нас;
• Банките, обслужващи плащанията, извършени от и към служители и клиенти;
• Лица, на които Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е предоставила изпълнението на част от дейностите или задълженията, свързани с конкретна услуга, която дължим към вас;
• Лица извършващи консултантски услуги в различни сфери – адвокати, счетоводители и др.;
• Органи, институции и лица, на които сме длъжни да предостави лични данни по силата на действащото законодателство;
• Възложители, органи на изпълнителната власт, обработващи видеозаписите от обекти в които  Агенция за сигурност СКОРПИО ООД осъществява мониторен контрол;
• Възложители, поддържащи регистри в процеса на осигуряване на пропускателния режим в обекти които дружеството охранява;

VI. За какъв срок се съхраняват личните Ви данни? 

Продължителността на съхранение на личните Ви данни, зависи от целите на обработването, за които са събрани:

1. Личните данни, обработвани с цел сключване/изменение и изпълнение на договори между Агенция за сигурност СКОРПИО ООД и Вас или представлявано от Вас дружество - за срока на действие на договора и до окончателно уреждане на всички финансови отношения между страните. Агенция за сигурност СКОРПИО ООД може да съхранява някои от личните Ви данни и за по-дълъг срок до изтичане на съответната погасителна давност с цел защита при евентуални претенции на служители и/или клиенти във връзка с изпълнение/прекратяване на договори с нас, както и за по-дълъг срок в случай на вече възникнал правен спор до окончателното му решаване с влязло в сила съдебно /арбитражно решение;

2. Личните данни, обработвани с цел издаване на счетоводни/финансови документи за осъществяване на данъчно–осигурителния контрол, като но не само – фактури, дебитни, кредитни известия, приемно-предавателни протоколи, договори за предоставяне на услуги/стоки се съхраняват поне 11 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното вземане, освен ако приложимото законодателство не предвижда по – дълъг срок.

3. Фотография и/или видео - данни предоставени от вас при участие в обучителни програми и/или издаване на отличителен знак (служебна карта) и др. - до изричното оттегляне на даденото съгласие или получаване на възражение за обработване на лични данни във връзка с осъществяване на обучение и/или в изпълнение на трудов договор.

4. Данни от видеозаписи от охранителни камери - до 60 (шестдесет) календарни дни от създаването на записа.

VII. Вашите Права във връзка с обработването на Личните ви данни

1.Общи права

Във връзка с обработване на лични данни, имате следните права, които може да упражните във всеки момент, докато съхраняваме или обработваме личните Ви данни, като изпратите заявление на адреса на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД, посочен по-горе, или по електронен път на имейл: gdpr@scorpio-bg.com

Имате право да поискате от Агенция за сигурност СКОРПИО ООД:

• копие от Вашите лични данни и достъп по всяко време до тях;
• да коригира без ненужно забавяне, неточните Ви лични данни, както и данните, които не са вече актуални;
• личните си данни във вид удобен за прехвърляне на друг администратор на лични данни, или да поискате ние да го направим, без да бъдете възпрепятствани от наша страна (право на преносимост);
• личните Ви данни да бъдат изтрити без ненужно забавяне при наличието на някое от законовите основания за това;
• да ограничи обработването на личните Ви данни, като в този случай данните Ви ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани. Отказът ни за ограничаване ще е изрично само в писмен вид, като сме длъжни да го мотивираме със законосъобразната причина;

Имате право също:

• да оттеглите Вашето съгласие за обработката на личните Ви данни по всяко време с отделно искане, отправено до Агенция за сигурност СКОРПИО ООД, при обработване, основаващо се на дадено съгласие;
• да възразите срещу обработването на личните си данни;
• да възразите срещу автоматизирана обработка, включително профилиране;

2. Имате право на жалба до надзорния орган

Имате право да подадете жалба направо до надзорния орган, като компетентният за това орган е Комисия за защита на личните данни, адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 (www.cpdp.bg).

В случай, че желаете да подадете жалба относно обработката на личните ви данни от Агенция за сигурност СКОРПИО ООД, можете да го направите на посочените данни за контакт на Администратора (на посочените по-горе данни за контакт).

3. Автоматизирано вземане на решения

Администраторът не използва личните Ви данни за автоматизирано вземане на решения. В случай, че възнамеряваме да използваме личните Ви данни за автоматизирано вземане на решения, имате право да бъдете информирани и затова, както и да получите информация за логиката на всяко автоматизирано обработване на лични данни, отнасящи се до Вас.

4. Възражение срещу използване за директен маркетинг 

Имате право да възразите срещу обработването за в бъдеще на личните Ви данни за целите на директния маркетинг и реклама, както и срещу разкриването им на трети лица и използването им от тяхно име за целите на директния маркетинг и реклама, като оттеглите даденото от Вас съгласие по всяко време. За целта може да изпратите електронно съобщение със съответното искане за преустановяване на използване на данните ви за целите на директния маркетинг на адрес: gdpr@scorpio-bg.com

5. Може ли да откажете предоставянето на лични данни на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД и какви са последиците от това?

За да сключим договор с Вас и/или за да Ви предоставим заявените услуги и/или да доставим поръчаните стоки в съответствие с законовите и в последствие договорните ни задължения, Агенция за сигурност СКОРПИО ООД се нуждае от определени данни, които да идентифицират страната по договора, нейния пълномощник, данни за контакт, данни за плащане на задълженията.

Непредоставянето на такива данни препятства възможността да сключим договор с Вас.

VIII. Как защитаваме данните Ви? 

Агенция за сигурност СКОРПИО ООД прилага организационни, физически, информационно технологични и други необходими мерки, за да гарантира сигурността и защитата на личните Ви данни и мониторинга на обработването на лични данни.

Наред с други неща, такива мерки за сигурност включват следните дейности:

• Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е установила изискванията за обработка, регистрация и съхранение на лични данни с вътрешните процедури, спазването на които се наблюдава постоянно;
• достъпът на служителите на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД до лични данни и разрешението за обработка на лични данни в базата данни на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е ограничен, в зависимост от задълженията им;
• Агенция за сигурност СКОРПИО ООД е установила задължения за поверителност за своите служители;
• достъпът до офис оборудването на Агенция за сигурност СКОРПИО ООД и компютрите на всеки служител е ограничено;
• ние прилагаме всички необходими организационни и технически мерки, предвидени в Закона за защита на личните данни, както и най-добрите практики от международни стандарти;
• С цел максимална сигурност при обработка, пренос и съхранение на Вашите данни, може да използваме допълнителни механизми за защита като криптиране, псевдонимизация и др. 

Мерките за сигурност, които прилагаме, са обект на постоянно подобряване и адаптация към най-съвременните технологии.

Лични данни за деца

Не събираме съзнателно лична информация от деца на възраст под 16 години, освен при предоставяне на болнични листове от наши служители за техните деца и/или при осъществяване на пропускателен контрол, като задължение вменено от наши клиенти (възложители) по договори за охрана;

Изменения на Политиката за поверителност 

Възможно е периодично да актуализираме своята Политика за защита на личните данни. При промяна в настоящата политика, на уеб сайта ни ще бъде публикувано съобщение, както и актуализираната Политика за защита на личните данни. Всички изменения и допълнения в Политиката за защита на лични данни ще бъдат прилагани, само след публикуване на актуалното ѝ съдържание, достъпно чрез нашия Сайт.

Версия	Дата	Описание	Автор	Одобрил
001	25.05.2018 г.	Политика за защита на личните данни	Диана Иванова	Васка Пенкова

Васка Пенкова, Управител